Контролируемые операции на складе

Прогрессирующее увеличение продаж, сопровождаемое расширением товарной номенклатуры, обуславливает необходимость сосредоточения внимания на следующих процедурах.

1) На основании одобренного бухгалтерией графика осуществляется инвентаризация товара, которая подразумевает установление фактического количества на складе наименований продукции (товарной группы) и его соответствие учетным данным за месячный период.

2) Комплектование складского помещения наличным товаром происходит с учетом оптимального заполнения свободной площади и объема, обеспечивающее беспрепятственное перемещение грузов и доступность любой номенклатуры. Соблюдение данных правил позволяет экономить трудозатраты в процессе отбора и разложения продукции, что весьма существенно сказывается на всей торговой деятельности в случае повышения количества и объемов отпуска товара за день.

3) Процедуры принятия, выборки, пакетирования и отпуска товаров подлежат систематизации для наилучшего расходования производственного времени. Следует создать график работы для исключения авральной детальности и дополнительного задействования рабочих ресурсов со стороны. Так, партия отпускаемого товара обязательно упаковывается и комплектуется документацией к окончанию дневной смены либо к обеденному перерыву. Выбор времени окончания комплектования товара обуславливается используемым способом его отгрузки. При этом получатель, который осуществляет самостоятельный вывоз товара, обеспечивается возможностью оформления необходимой документации в одном окне. Вся процедура получения товара не должна превышать одного часа. Такие же правила распространяются и на привлекаемые к поставкам товара транспортные предприятия, в связи с тем, что простой транспортного средства увеличивает стоимость услуг транспортировки. Осуществление приемки на склад товара (контроль качества и количества, размещение) следует проводить в то время, когда не производятся отгрузка продукции.

4) Внедрить адресную схему для мест размещения товарной номенклатуры с учетом рядов, стеллажей, ячеек и обеспечить строгое следование данной системе. При этом адрес каждой продукции фиксируется в складской ведомости наличия товара. Следует установить контроль за своевременным внесением изменений адреса номенклатуры в товарную картотеку (компьютерную базу данных) в случае смены места складирования товара, а также следить за состоянием и читабельностью бирок на товаре, на которых отмечается название номенклатуры и адрес её расположения, для исключения неточностей в подборке и локализации товара.

5) Создать условия для следования правилам хранения товара, рекомендуемых его производителем.

6) Поступающие на склад товары принимаются в соответствии с их количеством и одновременно с этим определяется их качество. В случае выявления какого-либо несоответствия товара следует оперативно оформлять документы на его рекламацию и осуществлять контроль за удовлетворением этих претензий поставщиками. Вместе с этим, товары, имеющие брак, подлежат возвращению либо актированию. Оформление рекламаций подразумевает не только составление и направление поставщику претензий, но и ведение их отдельного учета, в котором фиксируется также результаты их рассмотрения поставщиком. При поступлении рекламации на товар от покупателей надлежит в кратчайший срок удовлетворять их.

7) Входящие претензии, результаты их рассмотрения, факты и способы их удовлетворения фиксируются в отдельном учете.

8) Условия хранения товара на складе предусматривают мероприятия по исключению возможностей его хищения, причинения ему дефектов в процессе перемещений.

9) Для оптимизации складского учета внедряется компьютерное обеспечение, предусматривающее применение специальной программы.

10) Данные всех покупателей, перевозчиков и поставщиков, а также проводимые с ними операции вносятся в специальную картотеку.

11) Товары, отпущенные со склада на реализацию, подлежат отдельному учету, который предусматривает фиксирование сроков пребывания товара у посредников, фактов его продажи, даты перечисления за него средств, причины его возврата, качество возвращенной продукции.

С помощью компьютера возможна обработка имеющейся информации и подготовка ведомостей, которые подлежат анализу и могут быть положены в основу планирования необходимых мероприятий. С такими ведомостями можно ознакомится на экране компьютера либо они могут быть отпечатаны на бумажном носителе. К такой информации относят следующее:

1) реестр товаров, которые не были востребованы на рынке продаж с начала текущего года. Такая опись дает возможность обнаруживать неходовой товар, являющийся важной проблемой в деятельности любого склада и производства в целом, а в некоторых случаях выступающим основным фактором, повлекшим экономическую несостоятельность фирмы;

2) реестр товарных фондов, превышающих максимально определенное количество номенклатуры – это опись излишне приобретенного товара;

3) реестр ценовой характеристики товара включает в себя название и адрес товара, цену приобретения и цену товара в розничной сети, коэффициент, устанавливающий соотношение данных цен и уровень рентабельности;

4) реестр товарных остатков, фиксирующий фактическое число товара, количество которого на контрольную дату является меньшим чем установленный минимум, позволяющий контролировать резервы и своевременно оформлять заказы;

5) реестр движения товарной номенклатуры в течение определенного временного интервала, включающий в себя данные о количестве товара на начало интервала, количество полученного товара, количество проданного товара и количество остатка товара на последнюю дату периода;

6) опись наличия товара на складе включает в себя номер, название, адрес, розничную цену, количество товара, и предназначена для повседневной деятельности работников склада, осуществляющих отбор и раскладку номенклатуры;

7) реестр наличия номенклатуры включает в себя номер, название, адрес, закупочную цену, количество товара, и предназначен для проведения контрольных мероприятий по учету стоимости резервов, формированию справок, осуществления инвентаризации;

8) классификационный реестр наличия товара на складе, содержащий опись товара распределенного по возрастанию его адреса и пустые графы «фактическое количество», «недостача», «излишки», предназначенный для проведения инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации вводятся в компьютер и подсчитываются итоги. После чего формируется итоговая ведомость с учетом всех данных, которая распечатывается на бумажном носителе.